Diariamente en las unidades de información archivística se presentan condiciones de riesgo en la salud tanto para el personal del servicio (archivólogos, administrativos y otros trabajadores), como para los usuarios internos y externos a las áreas de gestión documental y de los archivos administrativos e históricos. Estos riesgos, dados por el propio soporte, suelen agravarse por circunstancias ambientales inadecuadas y por desconocimiento de la protección personal a ser utilizada en la tarea.

Si bien el objetivo principal es evitar que las personas se contagien, la mejor consigna para la prevención de la persistencia del SARS-CoV-2 en los documentos de archivo, es que permanezcan en aislamiento en un periodo de cuarentena de entre 24 y 48 horas, dado que no es posible establecer con exactitud un umbral de tiempo seguro para la inactivación de este coronavirus en superficies. Si los documentos que ingresan al archivo pueden dejarse en cuarentena por siete días sin afectar su trámite, se debe proceder a ubicarlos en un lugar ventilado o, en su defecto, colocarlos en cajas de polipropileno desinfectadas con alcohol etílico al 70% y rotuladas con la fecha correspondiente al día de recepción. De ser posible es ideal utilizar una caja por conjunto documental recibido o separarlo en la caja intercalando una hoja blanca entre documentos de distinto origen, evitando gran acumulación y respetando así sus procedencias.

La solución de alcohol a utilizar debe ser 70% de alcohol etílico y 30% de agua, esta última preferiblemente de filtro o embotellada sin gas, para evitar el cloro del agua corriente que puede ser dañino en algunas zonas.

La permanencia del virus en las distintas superficies también depende de las condiciones ambientales de temperatura, humedad e iluminación. En países con una humedad relativa mayor al 60% suele ser más persistente.

Tras un proceso de revisión de sus investigaciones, una publicación de marzo de 2020 del “Journal of Hospital Infection” indica que el SARS-CoV-2 persiste sobre el papel entre cuatro y cinco días (en enero la publicación indicaba entre 24 y 48 horas), en plástico y polipropileno entre seis y nueve días, y en madera cuatro días.

Los documentos de archivo no deberían tratarse con soluciones húmedas, dado que se trata de un material higroscópico y puede afectarse tanto el soporte como sus tintas o elementos sustentados. Por eso la recomendación es la cuarentena o aislamiento.

Servicio de información en las áreas de gestión documental y archivos

El Covid-19 se transmite por vía aérea y el SARS-CoV-2 se deposita sobre las superficies, por eso se recomienda mantener una distancia de al menos dos metros entre las personas, lavarse las manos antes y después de manipular documentos, o utilizar alcohol en gel con la precaución de que sus manos están secas antes de cada manipulación.

• Espacios definidos para la atención a usuarios internos y externos de la institución

Usar guantes descartables de un solo uso para la recepción de documentos simples o compuestos, y tapabocas descartables o mascarillas de protección facial (PET) cuando se encuentre a menos de dos metros y en contacto cercano con otras personas.

También los usuarios deben usar guantes y tapabocas durante su estancia en el servicio, utilizar alcohol en gel con la precaución de que sus manos están secas antes de cada manipulación y evitar estornudar o toser sobre la documentación, ni humedecer los dedos con saliva al momento de pasar las páginas.

Los guantes deberán descartarse en un recipiente con bolsa, indicado solo para ello. Al final de la jornada debe cerrarse la bolsa y tirarlos como material pasible de contaminación. Para aprender a retirar los guantes desechables sin riesgos, sugerimos ver el siguiente video: clic aquí.

El uso de tapabocas es una recomendación del Ministerio de Salud Pública para el cuidado social que procura reducir la capacidad de contagio de quien lo usa. Deben tomarse las precauciones para que los tapabocas no constituyan un foco de contagio y tener en cuenta al tocar con las manos su superficie exterior, que ésta puede estar contaminada. Una vez que tenemos el virus en nuestras manos y nos tocamos la cara, lo transferimos a nuestra boca, ojos o nariz, siendo capaces de contraer COVID-19 (se ha comprobado que tocamos nuestra cara en un promedio de 20 veces por hora). Si se usa máscara de protección facial, la misma se debe desinfectar con una solución del alcohol etílico al 70%. Si el tapabocas no es descartable, hay que lavarlo diariamente.

En los espacios de atención a usuarios, se deben ubicar recipientes con alcohol en gel, toallas descartables y papeleras identificadas para desechos contaminantes.

• Espacios destinados exclusivamente a la conservación del patrimonio documental archivístico

Los depósitos que estuvieron cerrados por más de 15 días no es necesario desinfectarlos, pues la presencia del virus es poco probable en esas superficies y objetos aislados. Es suficiente su ventilación mediante circulación de aire natural, abriendo puertas y ventanas. No utilice ventiladores porque si el SARS-CoV-2 estuviera presente, el virus puede dispersarse en toda el área.

• Espacios definidos para el quehacer archivístico

Nos referimos al espacio de trabajo al que acceden los profesionales archivólogos exclusivamente, para recepción de documentos de archivo y su tratamiento. Allí la documentación proviene tanto de los depósitos de guarda, de las unidades de administración documental o de otras unidades de la administración, así como de otras formas de adquisición del material documental.

Quienes trabajan aquí deben manipular la documentación con guantes descartables, usar tapabocas si está a menos de un metro y medio de distancia de otra persona, lavar frecuentemente las manos con agua y jabón por 40 segundos o utilizar alcohol en gel y esperar que las manos sequen antes de colocarse los guantes para el contacto con el documento.

Si se utiliza equipamiento informático (torre, teclado, mouse, monitores, etc.), al final de la jornada debe desinfectarse la estación de trabajo con un paño o toalla descartable humedecidos en alcohol isopropílico al 70% (o en su defecto alcohol etílico al 70%). Debe procederse de igual manera con elevadores, carros de transporte de documentos y demás mobiliarios e insumos para el trabajo archivístico.

• Espacios comunes de trabajo archivístico, guarda y atención a usuarios

En aquellos lugares comunes de actividades archivísticas, atención al público y de guarda en estanterías y archivadores, es preciso adecuar el espacio, de modo de respetar el distanciamiento físico definido por las autoridades sanitarias (por lo menos un metro entre personas y no más de 10 personas en un mismo recinto). De ser posible, debe adaptarse una zona o estantería alejada de los espacios comunes donde se pueda depositar la documentación que ingresa a cuarentena.

Limpieza y desinfección de las áreas de gestión documental y archivos

En el contexto actual, se tienen que limpiar los pisos con mayor frecuencia de lo habitual, por lo menos dos veces al día, especialmente si hay afluencia de personas. Para ello se recomienda el uso de hipoclorito de sodio colocando en un recipiente de un litro, 3 mililitros de hipoclorito de sodio y completar con agua. De esta manera, se obtiene una solución al 0,1%.

Las superficies de muebles, escritorios y estanterías deben limpiarse con un paño o toalla descartable humedecida en alcohol isopropílico al 70% (o en su defecto alcohol etílico al 70%). Debe tenerse precaución con las superficies sensibles al alcohol como plexiglás, laca, barniz, etc. No deben usarse limpiadores con cloro ni amoniaco porque la evaporación de estos compuestos químicos produce daños en materiales sensibles aunque no se usen directamente sobre ellos.

Al finalizar la jornada realizar una limpieza más profunda de pisos, puertas y picaportes, con una solución de hipoclorito de sodio al 5% colocando en un recipiente de un litro, 30 mililitros de hipoclorito de sodio (dos cucharadas) y el resto de agua. También se puede utilizar cloro diluido en agua al 5%: por cada litro de agua se debe agregar 15 mililitros de cloro (una cucharada).

La limpieza del mobiliario (mesas, escritorios, sillas, etc.) debe hacerse con una solución jabonosa y/o solución de hipoclorito de sodio (no juntas). No se pueden mezclar productos químicos como hipoclorito con amoníaco ni con otros productos de limpieza. Debe dejarse que la solución actúe sobre la superficie a desinfectar por al menos un minuto.

Limpieza y desinfección de equipos de reprografía

En los lugares en donde existan dispositivos de digitalización, microfilmación y otras formas de reprografía (fotocopiado, impresiones, etc), también se deben tener precauciones para su limpieza y desinfección, la cual se efectuará con manos limpias y guantes puestos.

Todos los dispositivos deben apagarse para su limpieza y si llevan baterías, estas deben estar conectadas y ajustadas correctamente, de forma tal que impida el ingreso de líquido al dispositivo.

Puede utilizarse un paño o toalla descartable humedecidos en alcohol isopropílico al 70%, para limpiar suavemente todas las superficies de los dispositivos. Limpiar la parte frontal, posterior, laterales, superior e inferior, pero no aplicar nunca directamente el líquido desinfectante. Con menor frecuencia, puede usarse un hisopo con punta de algodón humedecido, para la limpieza de aquellas áreas inaccesibles de los dispositivos. Finalmente, previo al volver a conectar a la energía y encender los dispositivos, se deben dejarse secar al aire las áreas de contacto de cables, transformadores cargadores y baterías fuentes .

Ante cualquier duda, se aconseja no realizar ninguna intervención sobre el material.

El grupo de Conservación Preventiva y Gestión de Riesgos en el Patrimonio de la FIC recibe consultas a través de su correo electrónico (clic aquí).

Asimismo aconseja revisar la bibliografía consultada para este artículo e información de interés sobre la temática en el siguiente documento: clic aquí. Debe tenerse en cuenta para su análisis, el hemisferio de donde proviene la información, así como la realidad y condiciones de cada servicio de gestión de documentos, de archivos y depósitos.

Conservación Preventiva y Gestión de Riesgos en el Patrimonio (grupo CSIC 882227) está integrado por los docentes de la FIC María Laura Rosas (referente académica), Fabián Hernández Muñiz y Alejandra Gamas.