Desde su creación, la FIC ha producido una gran cantidad de documentos, la mayoría de ellos aprobados por el Consejo de Facultad, que requieren ser organizados y archivados para su correcta consulta. Atendiendo esta problemática, el Decanato de Facultad propuso la creación de un Repositorio Documental Digital.

Este repositorio, aprobado por el Consejo de la FIC (Resolución Nº 58, sesión ordinaria del 05/11/2020), estará alojado en la órbita del Archivo de la Facultad, que se encargará de recepcionar los documentos digitales y gestionarlos con ayuda del software libre Alfresco.

Magdalena Martínez, asistente académica de Decanato, explicó que la iniciativa surge en el marco del proceso de autoevaluación institucional que se está desarrollando en la FIC: “El equipo técnico reunió un montón de documentos y los organizó en una planilla, eso fue el disparador para este repositorio”. Martínez relata que “en ese proceso fuimos testigos de lo difícil que fue encontrar alguna información que sabíamos que estaba, o bien encontrar las últimas versiones de los documentos aprobados”; entonces desde Decanato “entendimos que teníamos que tener un repositorio con todos los documentos digitales, en formato editable cuando era posible también; entendimos que el Archivo era el lugar ideal para tener esto, como espacio que guarda la memoria institucional”.

La asistente explicó que su implementación permite contar con un lugar centralizado donde estén todos los documentos digitales emanados de distintos órganos de la Facultad. “De este modo sabemos a dónde ir a buscar cuando queremos algo y así recuperar la información de la mejor manera. Además de tener procedimientos regulados para que todos los documentos tengan la información que deben tener, con esta iniciativa nos aseguramos, por ejemplo, que los archivos aprobados por el Consejo cuenten con la resolución y fecha correspondiente”. Martínez destacó que los archivos digitales serán conservados también en versión editable, que permite tomarlos para futuras modificaciones o bien para publicar su contenido en noticias en la web.

En este repositorio se podrán encontrar documentos de texto aprobados por el Consejo de la FIC, tales como: disposiciones reglamentarias, instructivos, programas de cursos, pautas, criterios y todo otro documento cuya aprobación esté dispuesta en una Resolución del Consejo con el documento anexo en un distribuido; documentos de texto aprobados por los organismos centrales de la Universidad de la República, como reglamentos o convenios; otros documentos de texto relevantes originados por Decanato, las direcciones de los institutos, departamentos o diversas comisiones y materiales audiovisuales institucionales.